自動化する
AIに任せられる定型作業を見つける方法
日々の作業ログをもとに、AI向きの繰り返し作業、確認が必要な作業、最初に試す小さな自動化候補を切り分けます。
難易度
少し応用
試す時間
20分
タグ
#自動化 #業務整理 #定型作業
How to Use
何ができるか、どんな場面で使うか。
日々の作業ログをもとに、AI向きの繰り返し作業、確認が必要な作業、最初に試す小さな自動化候補を切り分けます。
- 1
直近1日から3日分の作業ログを集め、同じ種類の作業に印を付ける
- 2
各作業について、入力素材、毎回同じ手順、最後に人間が判断した点を書き足す
- 3
AIに、AI向きの部分、人間判断が必要な部分、最初の小さな自動化案へ分けてもらう
- 4
候補を3件以内に絞り、未確認の権限やルールがあるものは『要確認』として外す
- 5
最も小さく試せる1件だけを選び、出力形式と確認ポイントを付けたテンプレート案にする
- 6
1回だけ実データで試し、任せてよい部分と人間判断を残す部分を改善プロンプトで見直す
どんな人向けか
AIで何かを自動化したいが、いきなり大きな仕組みを作る前に、まず自分の作業のどこがAI向きか見極めたい人向けです。毎日の業務、発信、メモ整理で同じ判断を何度もしている人に向いています。
使う場面
メール下書き、会議メモ整理、記事構成づくり、週報作成、調査メモ要約など、毎日または毎週くり返す作業があるが、どこからAIに任せると安全で効果的か分からない場面で使います。
AIに渡す前に準備するもの
- 直近1日から3日分の作業ログやメモを用意し、やった順に箇条書きで並べる
- 各作業について、入力に使った素材、判断が必要だった点、最終確認した点を短く追記する
- 個人情報、認証情報、社外秘が含まれる箇所は匿名化するか、AIに渡さない部分として分ける
Prompt
コピペ用プロンプト。
そのまま使い、素材や条件だけ差し替えてください。事実確認と最終判断は自分で行います。
以下の作業ログを読み、AIに任せられる定型作業候補を整理してください。1. 作業名、2. その作業の目的、3. 毎回ほぼ同じ入力で進められる部分、4. 人間が判断を残すべき部分、5. AIに試すなら最初の小さな自動化案、6. 試す前に確認が必要な情報、の順で表にしてください。未確認の権限、社内ルール、外部サービス仕様は推測で埋めず「要確認」と書いてください。候補は3件以内に絞り、最初に試す順番も付けてください。
入力例
作業ログ: 1. 朝、問い合わせメールを読み、要件を3行で整理して返信下書きを作る。2. 打ち合わせ後、箇条書きメモを決定事項、TODO、未決事項に分けて共有する。3. 調べものメモを社内共有用に200字で要約する。判断が必要: 返信で約束してよい範囲、TODOの担当者、共有してよい情報の範囲。
出力例
候補1: 問い合わせメール返信下書き。AI向き: 要件整理、返信骨子、丁寧表現の短文化。人間判断: 約束してよい内容、固有情報、送信前確認。最初の自動化案: メール本文から『要件/確認事項/返信下書き』を出すテンプレートを作る。要確認: 顧客情報をAIに入力してよい範囲。候補2: 会議メモ整理。AI向き: 決定事項/TODO/未決事項への分類。人間判断: 担当者、期限、公開範囲。候補3: 調査メモ要約。AI向き: 要点抽出、未確認事項の切り分け。人間判断: 判断材料として十分か、外部共有可否。
改善プロンプト
この候補のうち1つを実際に試した結果をもとに、AIに任せて問題なかった部分、人間判断が必要だった部分、次にテンプレート化するなら固定する条件を分けて整理してください。次回は候補を増やさず、最初の1件をより安全に回す改善案だけを3つ出してください。
出力を確認するポイント
- 候補が『毎回ほぼ同じ入力と手順で進む作業』に絞られているか
- 固有情報、権限、社内ルールなど、AIに決めさせてはいけない部分が明記されているか
- 最初に試す候補が1件に絞られ、いきなり大きな自動化を前提にしていないか
- 未確認の運用ルールや外部サービス仕様をAIが断定していないか
- 試したあとに人間が確認する項目が残っているか
よくある失敗
- 『仕事を全部自動化したい』のように広すぎる単位で考え、候補を絞れない
- 毎回判断が変わる作業までAI向きと見なし、確認工程を抜いてしまう
- 個人情報や機密情報をそのままAIに渡す前提で候補を作る
- 候補を5件以上並べて満足し、最初の1件を試さない
- AIが出した自動化案をそのまま採用し、社内ルールや公開範囲を確認しない
noteで書くなら、実験ログにする。
Note Angle
noteでは、1日の作業ログから『AIに任せられそうだった作業』を抽出し、実際に1件試して詰まった点や判断が残った点を実験ログとして書きます。HPでは、その結果をもとに、誰でも再現できる選定手順として整理しています。